Polityka prywatności Złoty Konwój Spedycja

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Złoty Konwój Spedycja (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Polityka ma zastosowanie do klientów, kontrahentów, kierowców, osób kontaktowych po stronie klientów i dostawców, użytkowników strony internetowej, osób wysyłających zapytania, kandydatów do pracy oraz innych osób, których dane przetwarzamy w związku z naszą działalnością.

1.3. Administratorem danych osobowych jest Złoty Konwój Spedycja z siedzibą na terenie Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe do Administratora mogą być udostępniane na stronie internetowej, w umowach lub na dokumentach handlowych.

1.4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

2.1. W zależności od relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma (nazwa działalności), NIP, REGON, PESEL (jeśli wymagane przepisami lub umową), stanowisko służbowe;
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e-mail, numery telefonów, dane do faktury;
• dane dotyczące realizacji usług transportowo–spedycyjnych: numery rejestracyjne pojazdów, dane kierowców, dane zleceń transportowych, trasy przejazdu, miejsca załadunku i rozładunku, informacje o przesyłkach;
• dane finansowe i rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, dane do faktur, historia płatności, informacje o należnościach i zobowiązaniach;
• dane z korespondencji: informacje podane w wiadomościach e-mail, formularzach kontaktowych, zapytaniach ofertowych i reklamacjach;
• dane rekrutacyjne: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym, dane o kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, dane o korzystaniu ze strony internetowej (logi serwera, pliki cookies, identyfikatory urządzeń), dane związane z bezpieczeństwem systemów informatycznych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz na podstawie odpowiednich podstaw prawnych wskazanych w RODO:

(a) Realizacja umów i zleceń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przyjmowanie, planowanie i realizacja zleceń transportowych i spedycyjnych;
• organizacja przewozów, kontakt operacyjny z klientami, przewoźnikami i kierowcami;
• obsługa płatności, fakturowanie, windykacja należności;
• obsługa reklamacji i roszczeń wynikających z umów.

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej;
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów transportowych, celnych, podatkowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych;
• udzielanie odpowiedzi na żądania uprawnionych organów publicznych.

(c) Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• zapewnienie bezpieczeństwa transportów, pracowników, kierowców i mienia;
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami (postępowania sądowe, przedsądowe, windykacyjne);
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• tworzenie zestawień, analiz i statystyk na potrzeby prowadzenia działalności (bez nadmiernej ingerencji w prywatność);
• marketing bezpośredni usług własnych (w granicach dozwolonych prawem).

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przekazywanie informacji marketingowych środkami komunikacji elektronicznej, jeśli wymagana jest odrębna zgoda;
• udział w procesach rekrutacyjnych wykraczających poza aktualnie prowadzoną rekrutację (np. zgoda na przyszłe rekrutacje);
• inne cele wyraźnie wskazane przy zbieraniu zgody.

(e) Zawarcie i wykonywanie umowy o pracę lub współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zw. z Kodeksem pracy i innymi przepisami)

• proces rekrutacji na stanowiska związane z transportem i logistyką (w tym kierowcy, spedytorzy, pracownicy biurowi);
• realizacja obowiązków pracodawcy względem pracowników i współpracowników.

4. Źródła pozyskiwania danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy w szczególności:

• bezpośrednio od Państwa (np. w ramach zawierania umów, w zapytaniach, korespondencji, podczas rozmów telefonicznych, w formularzach online, w dokumentach rekrutacyjnych);
• od Państwa pracodawcy/kontrahenta, jeśli jest on stroną umowy (np. dane osoby kontaktowej);
• od przewoźników, spedytorów, podwykonawców w związku z realizacją zleceń;
• z ogólnodostępnych rejestrów i źródeł (KRS, CEIDG, strony www firm, branżowe bazy kontaktów) – w zakresie dopuszczonym prawem;
• od firm pośredniczących (np. platform transportowych), z którymi współpracujemy.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• przewoźnicy, podwykonawcy i inne podmioty zaangażowane w realizację transportu lub usług logistycznych;
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne, firmy windykacyjne;
• dostawcy usług IT, hostingu, systemów transportowych, telematycznych, GPS, systemów do rozliczeń i fakturowania;
• instytucje finansowe i ubezpieczeniowe, banki, brokerzy ubezpieczeniowi – w związku z rozliczeniami i ubezpieczeniami transportów;
• organy administracji publicznej, sądy i inne uprawnione instytucje – w zakresie wymaganym przepisami prawa.

5.2. Dane zasadniczo przetwarzamy w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli z uwagi na charakter międzynarodowej działalności transportowej konieczne będzie przekazanie danych do państwa trzeciego (np. poza EOG), stosowane będą odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne, inne mechanizmy zgodności), a osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane o takim przekazaniu, o ile wymagają tego przepisy.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• dane związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa (np. Kodeksu cywilnego);
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego);
• dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego – do momentu wniesienia sprzeciwu lub odwołania zgody (jeśli wymagana);
• dane rekrutacyjne – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany przy zbieraniu zgody lub do jej odwołania;
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu zrealizowania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii);
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – jeśli zachodzą przesłanki określone w przepisach;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7.2. Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Pliki cookies i dane z urządzeń końcowych

8.1. Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu;
• dostosowania wyświetlanych treści do preferencji użytkownika;
• tworzenia statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania ze strony;
• zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności działania.

8.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies za pomocą przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

9. Zabezpieczenia danych

9.1. Dokładamy należytej staranności, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez:

• stosowanie środków organizacyjnych (procedury, upoważnienia, umowy powierzenia danych);
• stosowanie środków technicznych (zabezpieczenia systemów IT, szyfrowanie, kopie zapasowe, kontrola dostępu);
• prowadzenie szkoleń i uświadamianie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

9.2. Podejmujemy działania mające na celu zabezpieczenie danych przed ich przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, ujawnieniem, dostępem nieuprawnionych osób, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian w naszej działalności lub w stosowanych technologiach.

10.2. Zmiany Polityki wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w zaktualizowanej wersji. Zaleca się regularne zapoznawanie się z jej treścią.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych

11.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw osób, których dane dotyczą, lub w razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych przez Złoty Konwój Spedycja (np. na stronie internetowej, w umowie lub korespondencji handlowej).